AI Systeem Inventarisatie Template

Waarom deze template?

De AI Act vereist dat je weet welke AI-systemen je aanbiedt of gebruikt. Deze template helpt je om:

• Alle AI-systemen te identificeren
• Ze te classificeren op risiconiveau
• Verantwoordelijkheden toe te wijzen
• Prioriteiten te stellen voor compliance

Template: AI Inventarisatie

# AI Systeem Inventarisatie
## Organisatie: [Naam]
## Datum: [DD-MM-JJJJ]
## Verantwoordelijke: [Naam]

---

## Systeem 1

### Basisinformatie
| Veld | Waarde |
|------|--------|
| **Naam** | [Systeemnaam] |
| **Leverancier** | [Intern/Extern - naam] |
| **Versie** | [Versienummer] |
| **In gebruik sinds** | [Datum] |
| **Afdeling(en)** | [Welke afdelingen gebruiken dit?] |
| **Aantal gebruikers** | [Geschat aantal] |

### Functionaliteit
| Veld | Waarde |
|------|--------|
| **Hoofdfunctie** | [Wat doet het systeem?] |
| **Type AI** | [ ] ML/Deep Learning [ ] NLP [ ] Computer Vision [ ] Generatief [ ] Anders: ___ |
| **Input** | [Welke data gaat erin?] |
| **Output** | [Wat komt eruit?] |
| **Beslissingen** | [Welke beslissingen beïnvloedt het?] |

### Classificatie AI Act
| Vraag | Antwoord |
|-------|----------|
| **Is het een AI-systeem?** | [ ] Ja [ ] Nee [ ] Onduidelijk |
| **Risicocategorie** | [ ] Verboden [ ] Hoog-risico [ ] Beperkt [ ] Minimaal |
| **Annex III categorie** | [Indien hoog-risico: welke?] |
| **Rol organisatie** | [ ] Provider [ ] Deployer [ ] Importeur [ ] Distributeur |

### Compliance status
| Verplichting | Status | Actie nodig |
|--------------|--------|-------------|
| Risicobeheer | ⬜ N.v.t. ⬜ Voldoet ⬜ Deels ⬜ Niet | [Actie] |
| Data governance | ⬜ N.v.t. ⬜ Voldoet ⬜ Deels ⬜ Niet | [Actie] |
| Documentatie | ⬜ N.v.t. ⬜ Voldoet ⬜ Deels ⬜ Niet | [Actie] |
| Transparantie | ⬜ N.v.t. ⬜ Voldoet ⬜ Deels ⬜ Niet | [Actie] |
| Menselijk toezicht | ⬜ N.v.t. ⬜ Voldoet ⬜ Deels ⬜ Niet | [Actie] |

### Verantwoordelijkheden
| Rol | Naam | Contact |
|-----|------|---------|
| Systeemeigenaar | [Naam] | [Email] |
| Technisch beheer | [Naam] | [Email] |
| Compliance contact | [Naam] | [Email] |

### Notities
[Eventuele opmerkingen, risico's, aandachtspunten]

---

## Systeem 2
[Herhaal bovenstaand format]

---

## Samenvatting

| Risicocategorie | Aantal systemen |
|-----------------|-----------------|
| Verboden | [X] |
| Hoog-risico | [X] |
| Beperkt risico | [X] |
| Minimaal risico | [X] |
| Nog te classificeren | [X] |
| **Totaal** | **[X]** |

## Vervolgacties

| Prioriteit | Actie | Verantwoordelijke | Deadline |
|------------|-------|-------------------|----------|
| 1 | [Actie] | [Naam] | [Datum] |
| 2 | [Actie] | [Naam] | [Datum] |
| 3 | [Actie] | [Naam] | [Datum] |

Hoe te gebruiken

Stap 1: Inventariseer

Loop alle afdelingen langs en vraag welke AI-tools ze gebruiken:

• Software met "AI" of "intelligent" in de naam
• Automatische beslissystemen
• Chatbots en virtuele assistenten
• Analyse- en voorspellingstools
• Extern ingekochte AI-diensten

Stap 2: Classificeer

Bepaal per systeem:

• Is het een AI-systeem volgens de definitie?
• Wat is het risiconiveau?
• Wat is jullie rol (provider/deployer)?

Stap 3: Prioriteer

Focus eerst op:

1. Verboden praktijken → direct stoppen
2. Hoog-risico systemen → compliance traject starten
3. Rest → transparantieverplichtingen checken

Stap 4: Plan

Maak een actieplan voor de systemen die actie vereisen.

Tips

• Betrek IT, Legal en Business - AI zit overal
• Vergeet SaaS niet - externe tools tellen ook mee
• Wees eerlijk - beter nu ontdekken dan later door de toezichthouder
• Update regelmatig - nieuwe AI komt snel binnen

Bronnen

• AI Act Artikel 3 - Definities
• Risico-categorieën
• Checker tool

Changelog:

• 12 januari 2026 - Eerste publicatie